Pravidla nakládání s osobními údaji v společnosti

Charter Advisory s.r.o.

1. INFORMACE O CHARTER ADVISORY

1.1.Pravidla nakládání s osobními údaji přijala společnost Charter Advisory s.r.o., IČO: 03235076, Tato se sídlem U první baterie 796/​2, 16200 Praha 6, vedená Městským soudem v Praze, oddíl C, vl. 229114.(dále jen „Charter Advisory“).

1.2.Tato pravidla upravují zásady zpracování osobních údajů kontaktních osob a zákazníků, kteří kontaktují Charter Advisory za účelem zprostředkování služeb (dále jen „zákazník“). 

1.3.Charter Advisory plní při zpracování osobních údajů roli správce i zpracovatele. Charter Advisory je správcem v případě osobních údajů, které ji zákazník sdělí při požadavku na zaslaní nabídky, za účelem zpracování smlouvy a fakturace. 

Dále Charter Advisory působí jako zpracovatel osobních údajů v případech, kdy převezme osobní údaje cestujících za účelem zprostředkování přepravy. Rozsah těchto údajů je stanoven Varšavskou úmluvou ve znění Haagského protokolu č.15/1966Sb.

2. ÚDAJE, KTERÉ CHARTER ADVISORY ZPRACOVÁVÁ

2.1. Charter Advisory zpracovává především údaje, které zákazník uvede při poptávání služeb Charter Advisory prostřednictvím webového formuláře, emailu nebo telefonátu.

Některé osobní údaje jsou pro zaznamenání požadavku nezbytné (jméno, telefon a e-​mailová adresa) a slouží pro základní identifikaci zákazníka. 

2.2. V případě realizace přepravních služeb dále zpracovává Charter Advisory osobní údaje cestujících. Tyto osobní údaje (jméno, datum narození, národnost, číslo pasu, nebo osobního dokladu a datum platnosti pasu nebo osobního dokladu) jsou povinné a Charter Advisory je dále předává dopravcům a místním zástupcům letišť. Tyto údaje je Charter Advisory povinen předávat na základě Varšavské úmluvy ve znění Haagského protokolu č.15/1966Sb. 

2.3. Údaje ze sociálních sítí. Přístup k dalším údajům umožníte v případě, že se přihlásíte přes Facebook nebo LinkedIn. Pokud pro přihlášení využijete sociální sítě Facebook, umožníte Charter Advisory také přístup k Vašemu veřejnému profilu a e-​mailové adrese. Součástí Vašeho veřejného profilu na Facebooku je Vaše jméno a příjmení, profilový obrázek, věková kategorie, údaj o pohlaví a další veřejné informace podle Vašeho nastavení. V případě sociální sítě LinkedIn zpřístupníte Vaše motto, současnou pracovní pozici a primární e-​mailovou adresu spojenou s LinkedIn účtem, případně další veřejné informace podle Vašeho nastavení.

2.4. Údaje získané na základě používání webových stránek a prostřednictvím cookies. Pro lepší cílení reklamních kampaní a vylepšování webových stránek využívá Charter Advisory informace o Vámi prohlížených nabídkách a společnostech nebo nabídkách, na které jste odpověděli. Pokud máte ve svém zařízení povoleno ukládání cookies, jsou tyto údaje získávány i prostřednictvím těchto souborů.

3. POUŽITÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V CHARTER ADVISORY

3.1.Charter Advisory používá osobní údaje vždy výhradně pro účely, pro které byly shromážděny. Pokud Charter Advisory vystupuje jako zpracovatel osobních údajů pro cestující, jimž zprostředkovává přepravní služby, nemůže rozšiřovat účel, za kterým jsou údaje poskytnuty (reakce na nabídku). To však neplatí, pokud s dalším zpracováním udělíte Váš souhlas, nebo v případě, kdy to Charter Advisory ukládá právní předpis.

3.2. Pro zpracování poptávky prostřednictvím webového kontaktního formuláře nebo emailu. Zpracování údajů v tomto případě probíhá jako součást plnění smluvních podmínek a zahrnuje všechny osobní údaje, které v kontaktním formuláři uvedete. Současně s tím je i uložena IP adresa zařízení, ze kterého byl požadavek odeslán. V souvislosti s poptávkou našich služeb můžete obdržet e-​mailové sdělení, s konkrétní nabídkou služeb v rámci Vašeho požadavku uvedeného v kontaktním formuláři.

3.4.  Pro zasílání nabídek a jiných novinek od Charter Advisory. Zpracování zahrnuje Vaše jméno, abychom Vás mohli správně oslovit, a e-​mailovou adresu. Zpracování probíhá v tomto případě pouze po udělení Vašeho souhlasu, který je zcela dobrovolný. Souhlas můžete udělit při registraci nebo jinde na webových stránkách, případně formou emailu.

3.5. Cílení reklamy a vylepšování nabídky Charter Advisory. Pro lepší cílení reklamy a optimalizace webových stránek využívá Charter Advisory informace o Vaší aktivitě na webových stránkách a uzavřených kontraktech. Tyto informace zahrnují i údaje získané pomocí cookies. Zpracování pro účely cílení reklamy je možné pouze po udělení Vašeho souhlasu. Na základě všech sesbíraných dat získává Charter Advisory statistiky, analýzy a reporty o chování zákazníků.

3.6. Reference na webových stránkách. Veškeré údaje pro uživatelské nebo zákaznické reference uveřejněné na webových stránkách jsou získávány na základě souhlasu a zahrnují zejména jméno, příjmení a foto.

3.7.Další zpracování osobních údajů nad rámec uvedených lhůt provádí Charter Advisory pouze v případě, že je to nezbytné pro splnění povinností vyplývajících z právních předpisů nebo smluvních ujednání, kterými je společnost Charter Advisory vázána.

4. ODVOLÁNÍ SOUHLASU A ZRUŠENÍ ZASÍLÁNÍ OBCHODNÍCH SDĚLENÍ

4.1. Obchodní sdělení. Uživatelé mohou kdykoli zrušit odebírání jakýchkoli obchodních sdělení, a to:

kliknutím na příslušný odkaz umístěný v zápatí každého obchodního sdělení;

v nastavení uživatelského profilu; nebo

využitím kontaktů uvedených v těchto pravidlech.

4.2. Cílení reklamy (cookies). Pokud chcete na svém zařízení zakázat ukládání cookies, můžete změnit nastavení kliknutím na odkaz „Cookies“ v zápatí webových stránek nebo změnit nastavení přímo ve svém prohlížeči. V případě, že zakážete ukládání vybraných cookies, nemusí některé části webových stránek pracovat správně.

4.3. Reference. Souhlas s uveřejněním osobních údajů v referencích na webových stránkách je možné kdykoli odvolat prostřednictvím kontaktů uvedených v těchto pravidlech.

5. PŘÍSTUP K DATŮM SPRAVOVANÝCH CHARTER ADVISORY

5.1.Osobní údaje jsou zpracovávány Charter Advisory. V případě zpracování údajů pro poskytnutí přepravních služeb jsou osobní údaje předávány dopravci a zástupci letišť.

5.2.Charter Advisory může dále využít pro zpracování osobních údajů tzv. zpracovatele. Tyto subjekty mohou osobní údaje zpracovávat pouze pro účely a způsobem, který Charter Advisory určí a nemohou je bez dalšího souhlasu rozšiřovat. Zpracovatelům předáváme pouze ty údaje, které nezbytně potřebují k zajištění svých služeb. Charter Advisory jako zpracovatele využívá:

Google LLC (nástroje pro webovou analytiku a on-​line marketing);

Facebook Ireland Ltd. (nástroje pro on-​line marketing);

Seznam.cz, a.s. (nástroje pro on-​line marketing);

Leon Software sp. z o.o. sp. k. (on-​line software pro leteckého operátora);

The Rocket Science Group (nástroje pro on-​line marketing);

případně další.

6. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJÚ

6.1.Charter Advisory zpracovává osobní údaje zákazníků po celou dobu trvání obchodního vztahu, nebo do doby, kdy zákazník údaje aktualizuje.

6.3.Obchodní sdělení jsou zasílána ve všech případech pouze do chvíle, kdy odvoláte příslušný souhlas, nebo do doby odhlášení jejich odběru.

6.4.Údaje získané pro marketingové účely jsou zpracovávány po celou dobu trvání Vašeho souhlasu, tj. i po dobu, kdy ukládání cookies povolíte v rámci nastavení cookies na webových stránkách nebo ve svém prohlížeči. Zpracování může trvat i po odvolání souhlasu, a to nejdéle do doby expirace příslušného druhu cookies.

6.5.Doby zpracování osobních údajů získaných pro uveřejnění referencí jsou dohodnuty individuálně. Na základě Vašeho souhlasu přestane Charter Advisory tyto údaje nadále zpracovávat.


7. PRÁVA ZÁKAZNÍKŮ CHARTER ADVISORY

7.1.V souvislosti se zpracováním osobních údajů se můžete kdykoli obrátit na Charter Advisory a požadovat:

Informace ohledně osobních údajů, které Charter Advisory zpracovává, ohledně účelu a povahy zpracování osobních údajů, včetně informace o případných příjemcích osobních údajů mimo Charter Advisory.

Přístup k údajům, které jste poskytli Charter Advisory při vyplnění kontaktního webového formuláře, emailové poptávce služeb, nebo jiným komunikačním kanálem (telefonát, osobní setkání). V případě uplatnění tohoto práva Vás Charter Advisory informuje, zda a jaké konkrétní osobní údaje zpracovává. Veškeré údaje Vám budou zpřístupněny společně s informací o jejich zpracování.

Opravu osobních údajů, pokud jsou jakkoli nepřesné nebo neúplné. Pouze v případě aktuálních údajů může Charter Advisory efektivně vyřídit reakce na zveřejněné nabídky.

Vysvětlení a odstranění závadného stavu (např. blokaci, opravu, doplnění či likvidaci osobních údajů), jestliže se domníváte, že Charter Advisory zpracovává osobní údaje v rozporu s ochranou Vašeho osobního a soukromého života nebo v rozporu s právními předpisy.

Výmaz osobních údajů (tzv. právo být zapomenut) nebo jejich omezené zpracování, pokud již nejsou potřebné pro uvedené účely, nebo pokud již Charter Advisory nemá zákonný důvod osobní údaje zpracovávat, včetně případů, kdy s jejich dalším zpracováním nesouhlasíte. Na základě uplatnění tohoto práva Charter Advisory zjistí, zda existují oprávněné důvody pro další zpracování osobních údajů a případně Vaše údaje zcela nebo zčásti zlikviduje.

Přenesení osobních údajů získaných na základě Vašeho souhlasu od Charter Advisory k jinému subjektu, kdy Charter Advisory předá Vaše osobní údaje v běžně používaném formátu Vám nebo jinému správci podle Vašeho přání. 

7.2.Pokud se domníváte, že Charter Advisory zpracovává osobní údaje v rozporu s Vaším právem na ochranu soukromého nebo osobního života, můžete od Charter Advisory požadovat vysvětlení a odstranění takového stavu.Vždy je možné se obrátit i přímo na jednatele Charter Advisory na peter.duchovny@charteradvisory.cz. Kdykoli máte také možnost obrátit se v případě porušení povinností Charter Advisory se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů.

7.3.Veškerá práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktů uvedených v těchto pravidlech.

8. BEZPEČNOST

8.1.Charter Advisory dbá na bezpečnost osobních údajů. Nakládání s osobními údaji probíhá plně v souladu s platnými právními předpisy, včetně obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Postup ochrany dat je určen vnitropodnikovou směrnicí na ochranu osobních údajů.

9. VZTAH SPRÁVCE A ZPRACOVATELE

9.1.Charter Advisory, zákazníci a další třetí strany, které pro Charter Advisory dílčím způsobem zpracovávají osobní údaje, vystupují podle toho, kdo určuje účel a způsob zpracování jako správci a zpracovatelé. Vztah mezi správci a zpracovateli se řídí těmito pravidly, a dále příslušnými právními předpisy. Osoby, které zpracovávají osobní údaje v roli zpracovatele, jsou povinny tak činit pouze v souladu s pokyny správce.

9.2.Zákazníci a zpracovatelé využívaní Charter Advisory jsou povinni, s přihlédnutím ke stavu techniky, a zejména povaze rozsahu a účelům zpracování, která provádí, přijmout vhodná technická a organizační opatření pro zajištění odpovídajícího zabezpečení všech osobních údajů, které jim Charter Advisory poskytne.

9.3.Zákazníci mohou předat Charter Advisory pouze takové osobní údaje, pro jejichž zpracování a předání mají zákonný důvod. Za splnění uvedené povinnosti a aktuálnost všech předaných údajů odpovídá zákazník. Zákazníci mohou zpracovávat osobní údaje pouze po dobu potřebnou plnění konkrétního účelu, pokud neexistuje jiný zákonný důvod pro jejich zpracování.

9.4.Charter Advisory, zákazník, nebo další třetí strany, jsou povinny zejména:

ohlašovat všechny skutečnosti, které mohou ovlivnit řádnost zpracování osobních údajů;

poskytovat vzájemnou součinnost při zajištění bezpečnosti zpracování osobních údajů, včetně ohlašování a oznamování případných porušení zabezpečení;

poskytovat vzájemnou součinnost při plnění informační povinnosti ve vztahu k osobám, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, a při uplatňování jejich práv podle těchto pravidel; a

řídit se při zpracování osobních údajů příslušnými právními předpisy.

9.5.Zpracovatelé využívaní Charter Advisory mohou do zpracování osobních údajů zapojit dalšího zpracovatele pouze po předchozím písemném souhlasu Charter Advisory. Charter Advisory je oprávněno kdykoli vznést námitku proti zapojení jakéhokoli zpracovatele. Zpracovatelé jsou povinni zavázat další zpracovatele k dodržování povinností obsažených v těchto pravidlech. Pokud další zpracovatel nesplní svou povinnost při zpracování osobních údajů, odpovídá za plnění jeho povinností ve vztahu k Charter Advisory prvotní zpracovatel.

9.6.Charter Advisory, zákazník, nebo další třetí strany, nesou vždy odpovědnost za vlastní pracovníky, kteří přicházejí do styku s osobními údaji a zavazují se zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, o nichž se dozví, a to i po skončení jejich zpracování.

9.7.Po skončení zpracování osobních údajů prováděného na základě některého ze zákonných důvodů Charter Advisory, zákazník, nebo další třetí strany zlikvidují osobní údaje, včetně všech jejich kopií.

9.8.Charter Advisory, zákazník, nebo další třetí strany, jsou povinny si poskytovat vzájemnou součinnost při zpracování osobních údajů podle těchto pravidel a poskytovat si veškeré informace potřebné k doložení toho, že došlo ke splnění jejich povinností obsažených v těchto pravidlech. V případě potřeby jsou zpracovatelé využívaní Charter Advisory povinni umožnit audity nebo inspekce prováděné přímo Charter Advisory nebo nezávislým auditorem a při těchto auditech plně spolupracovat.

10. KONTAKT

10.1.S jakýmikoliv připomínkami ohledně zpracování osobních údajů nebo v případě uplatnění svých práv se můžete obracet na Charter Advisory následovně:

 e‑mail: flight@charteradvisory.cz 

telefon: +420775677029

​​

11. ÚČINNOST

11.1.Tato pravidla jsou účinná od 25. 5. 2018.

Charter Advisory s.r.o.